SIKAVAN REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispäivämäärä 26.9.2003 

Muutospäivämäärät 1.2.2008, 20.1.2010, 8.10.2012, 13.8.2015, 9.5.2018, 5.10.2020, 9.1.2023

Eläinten terveys ETT ry kerää ja käsittelee henkilötietoja sikatilojen terveysluokitusrekisteri Sikavan tarkoituksia varten. Tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein niitä käsittelemme sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia rekisterin käyttäjällä on omiin tietoihin.

Sitoudumme käsittelemään ja päivittämään henkilötietoja rekisteri - ja tietosuojaselosteen sekä sovellettavan tietosuojalainsäädännön (Tietosuojalaki 1050/2018) mukaisesti, joten pyydämme rekisterin käyttäjää tutustumaan tähän aika ajoin.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot
 

Eläinten terveys ETT ry / Sikava

ETT Ry, PL 221, 60101 Seinäjoki

www.sikava.fi, www.ett.fi

Rekisteristä ja sen tietosuojasta vastaa toiminnanjohtaja:

Ina Toppari (ina.toppari@ett.fi)

Rekisterin yhteyshenkilöinä toimivat:

Nea Niemi, palveluvastaava

ETT ry / Sikava, PL 221, 60101 Seinäjoki

Puh. 0400 988 894, sikava@ett.fi

Vera Talvitie, asiantuntijaeläinlääkäri

Puh. 050 478 3353, vera.talvitie@ett.fi

Rekisterin nimi

Sikaloiden terveysluokitusrekisteri Sikava.

Rekisterin käyttötarkoitus

Sikava on sikatilojen terveysluokitusrekisteri sikatiloille, hoitaville eläinlääkäreille, teurastamoalan yrityksille sekä muille yhteistyötahoille kuten laboratorioille, jalostusorganisaatioille ja neuvonnalle. Sikaloiden terveysluokitusrekisteri Sikava (jatkossa Sikava) mahdollistaa sikaloiden terveydenhuollon toimien ja siten sikaloiden terveysluokituksen ajan tasaisen seurannan. Rekisterin luokitustietojen ja erityistilanneilmoitusten perusteella voivat teurastamoalan yritykset varmistua sopimustilansa sikaerän terveystilanteesta ja suunnitella välitysporsaiden sekä teurassikojen kuljetukset siten, että tarttuvien tautien leviämisen riski vähenee.

Rekisteriä käytetään nettiselaimella.

Miten käytämme henkilötietoja?

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisterin käyttäjää koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:

-       Rekisterin käyttäjän tunnistaminen ja käyttäjähallinta. 

-       Rekisterin käyttäjän yksilöinti (identifiointi), todentaminen (autentikointi) ja valtuuttaminen (auktorisointi) palveluiden toimittamisessa.

-       Palveluiden tietoturvallisuus sekä käyttöoikeuksien ja pääsyn hallinta.

-       Rekisterin käyttäjän palveleminen ja rekisterin operatiivinen hoito, hallinta ja kehittäminen. 

-       Rekisterin käyttäjätietojen sekä asiakas- ja kontaktihistorian hallinta.

-       Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen rekisterin käyttäjälle sekä palvelutoimenpiteiden hallinta ja laadun sekä turvallisuuden varmistaminen.

-       Yhteisrekisterinpitäjien liiketoiminnan kehittäminen ja raportointi tuottajan antamien valtuutusten puitteissa rekisteriselosteen mukaisesti

-       Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen. 

-       Rekisterin käyttäjän oikeusturvan varmistaminen sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitaminen.

-       Viestinnän toteuttamiseksi ja asiakaskirjeiden lähettämiseksi käsittelemme henkilötietoja lain sallimissa rajoissa. Tämä voi pitää sisällään myös

         henkilötietojen käsittelyä ja analysoimista viestinnän kohdentamista varten.

-       Sopimusten ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. 

Millä perusteella käsittelemme tietoja?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina tietosuojalain edellyttämä peruste henkilötietojen käsittelemiselle.

Rekisterin tietoja käsitellään pääasiassa terveydenhuoltosopimuksessa annettujen tietojen ja tuottajien antamien valtuutusten nojalla sekä käyttäjäryhmän oikeuksien puitteissa. Henkilötietoja käytetään esim. rekisteristä saatavien palveluiden hallintaan.

Henkilötietoja luovutetaan vain rekisterin käyttäjän suostumuksella tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Sikatila liittyy Sikavaan tekemällä Sikava-terveydenhuoltosopimuksen eläinlääkärin kanssa. Tilan omistaja ja eläinlääkäri valtuuttavat sopimuksen allekirjoituksella omien yhteystietojensa, tilaa, sikojen pitopaikkoja ja tuotantoa koskevien tietojen luovutuksen, tallentamisen ja käyttämisen tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

Terveydenhuoltosopimuksen mukaisesti palveluvastaava tallentaa Sikavaan tilan nimen, tilatunnuksen, pitopaikkatunnuksen/-set ja omistajan yhteystiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero). Pitopaikoista tallennetaan pitopaikkatunnus, pitopaikan nimi, osoite, kunta, tuotantosuunta ja käyntitiheys. Tilalla voi olla useampia pitopaikkoja tai tila voi jakaa pitopaikan toisen tilan kanssa.

Pitopaikkaan kytketään terveydenhuoltosopimukset, josta ilmenee omistajan/-jien, sopimuseläinlääkärin ja mahdollisten lisäeläinlääkäreiden yhteystiedot sekä terveydenhuoltokäyntien tiheys. Eläinlääkäreiden osalta tallennetaan myös eläinlääkärin tunnusnumero.

Käyttöoikeuden saamiseksi muiden kuin maatilakäyttäjien on tehtävä kirjallinen käyttöoikeushakemus Sikavaan. Muilta käyttäjiltä tallennetaan yhteystiedot, yritys, työtehtävä ja käyttäjäryhmä.

Käyttäjien henkilötunnuksia ei kysytä eikä tallenneta.

Sikavan rekisteriin kirjataan pääasiassa seuraavia henkilö- ja muita tietoja:

·        Etu- ja sukunimet

·        Osoitetiedot

·        Kunta tai aluetieto

·        Puhelinnumero(t)

·        Sähköpostiosoite

·        Asiointikieli (suomi/ruotsi)

·        Tilatunnus

·        Pitopaikkatunnus/-tunnukset ja tuotantosuunta

·        Merkintätunnus (tatuointinumero)

·        Yritys ja käyttäjäryhmä

·        Tunnistustiedot (käyttäjätunnus) 

·        Käyttäjäoikeuksien mukaiset palvelut ja niiden historiatiedot

·        Palveluiden käyttö- ja lokitiedot sekä historia

·        Rekisterin käyttäjän itsensä antamat lisätiedot 

Tarpeettomaksi muuttuneet, vanhentuneet henkilötiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta arkistoidaan tietoturvallisesti. Peruste arkistoinnille on tilan omistajan ilmoittama tieto sikojen pidon loppumisesta tai tilan omistajuuden vaihtumisesta. Palveluvastaava arkistoi tiedot säännöllisin väliajoin.

Mikäli rekisterinkäyttäjän käyttäjäryhmä muuttuu, on rekisterinpitäjällä oikeus arkistoida käyttäjän aiemmat tunnistustiedot Sikavassa. Tällä varmistetaan, että rekisterinkäyttäjä näkee vain ne tiedot, joihin hänellä käyttäjäryhmänsä mukaisesti on oikeus.  

Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Sikava kerää ja säilyttää vain sikaterveydenhuollon toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Sikavan avulla seurataan sikatiloilla tehtyä terveydenhuoltoa ja tehdään pitopaikkakohtainen terveysluokitus.

Tietojen siirtyminen järjestelmään tapahtuu rajapinnan kautta tai ne tallennetaan yksittäisinä tapahtumina Sikavaan.

Hoitava eläinlääkäri: terveydenhuoltosopimus, tiedot terveydenhuoltokäynneistä (sis. havainnot sairauksista, olosuhteista ja eläinten hyvinvoinnista, hälytykset tarttuvista taudeista), terveydenhoitosuunnitelmat, lääkitystiedot (käytetyt ja luovutetut lääkkeet), Biocheck-arviointi

Maatilakäyttäjä: lääkitystiedot (käytetyt lääkkeet)

Teurastamoalan yritys: teurastus- ja lihantarkastustiedot

Ruokavirasto: eläinmäärät ja sikojen siirrot (Sikarekisteri) ja laboratoriotutkimusten tulokset  

Laboratoriot: laboratoriotutkimusten tulokset   

Käyttäjäoikeudet

Tietojärjestelmään tallennetut tiedot ovat tilan valtuuttamien tahojen käytettävissä käyttöoikeusprofiilin puitteissa. Rekisterin muille kuin maatilakäyttäjille on määritelty erilaiset käyttäjäoikeusryhmät:

·        hoitava eläinlääkäri (lisäeläinlääkäri ja sijaiseläinlääkäri)

·        teurastamokäyttäjä (jäsenyrityksen toimihenkilö ja tarkastuseläinlääkäri)

·        neuvontaorganisaatio

·        jalostusorganisaatio

·        laboratorio

·        läänineläinlääkäri

Käyttäjällä on oikeus vain käyttäjäprofiilinsa oikeuttamiin tietoihin. Tilan perus- ja yhteystiedot näkyvät kaikille valtuutetuille käyttäjäryhmille. Hoitavan eläinlääkärin sijainen saa oikeudet sijaistettavan eläinlääkärin tiloihin Sikavaan ilmoitetun sijaisuuden ajaksi. Laajemmat terveydenhuoltotiedot näkyvät muille kuin läänineläinlääkärille.

Jalostusorganisaation ja neuvontaorganisaation asiantuntijalla on oikeus katsella niiden tilojen tietoja, jotka ovat antaneet organisaatiolle valtuutuksen.  

Läänineläinlääkäreillä on oikeus nähdä oman toimialueensa tiloilta vain perustiedot, sopimukset (eläinlääkärin nimi ja sopimuksen päivämäärä), käyntipäivämäärät ja tutkimustulokset.

Sikavaan kirjautuneella maatilakäyttäjällä on valtuutukset -sivulla nähtävissä, millä käyttäjäryhmällä tai yrityksellä on oikeus kyseistä maatilaa koskeviin tietoihin. Tuottaja voi muuttaa yrityksiä, organisaatioita ja hoitavia eläinlääkäreitä koskevia valtuutuksia. Jäsenyritys voi pyytää palveluvastaavaa poistamaan tilan yritykselle antaman valtuutuksen.

Tilaa koskevien tietojen käyttö ja luovutus

ETT:n toimihenkilöt, joilla on rekisterivastaavan oikeudet, käsittelevät Sikavaan tallennettuja tietoja tietosuojalain mukaisesti. Rekisteristä ei luovuteta nimi- ja osoitetietoja suoramarkkinointitarkoituksia varten.

Hoitava eläinlääkäri, teurastamoalan yritysten asiantuntijat, neuvonta- ja jalostusorganisaatioiden asiantuntijat sekä läänineläinlääkäri käyttävät tietoja asiakastiloillaan käyttöoikeuksiensa mukaisesti.

Terveydenhuoltohankkeissa työskentelevät eläinlääkärit ja tutkimuslaitokset hakevat tutkimuskäyttöön tarvitsemiensa nimettömien tietojen katseluun Sikavan johtoryhmän luvan ja yksittäistä maatilaa koskevien tietojen katseluun lisäksi jokaiselta tilalta erillisen valtuutuksen.

Biocheck – tautisuojauksen arviointituloksia käytetään kansallisten ja kansainvälisten vertailutulosten tuottamiseen ja julkaisemiseen Biocheck.UGent-sivustolla. Erillisen lisenssisopimuksen mukaisesti Gentin yliopistolla on oikeus käyttää yksilöimättömiä arviointituloksia tieteelliseen tutkimukseen. Muita tietoja ei siirretä Suomen, EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kuin erityisestä syystä yksittäistapauksissa.

Sikavasta koottua valtakunnallista yhteenvetotietoa julkaistaan Sikavan johtoryhmän suuntaviivojen ja päätösten mukaisesti.

Ruokavirastolle toimitetaan yhteenvetoraportit terveydenhuoltosopimusten ja tilakäyntien määristä vuosittain.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.  

Miten henkilötiedot turvataan ja suojataan?

Sikavan tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän palveluksessa olevat nimetyt henkilöt. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salalauseen avulla.

Terveydenhuoltosopimukset ja käyttöoikeushakemukset ovat ainoat manuaalisesti tallennettavat allekirjoitetut dokumentit. Terveydenhuoltosopimukset ja käyttäjäoikeushakemukset säilytetään mapissa lukitussa tilassa. Sopimuksia säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.

Palveluvastaava tallentaa käyttäjätiedot sähköisessä muodossa Sikava-rekisteriin. Tietojen käyttö on suojattu jokaiselle käyttäjälle henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salalausein. Käyttäjätunnukset lähetetään hakijalle sähköpostitse tai postitse. Unohtuneiden tunnusten tilalle voi tilata linkin suoraan järjestelmästä käyttäjätiedoissa olevaan sähköpostiin uusien tunnusten luomista varten tai tunnukset voi tilata sähköpostitse tai puhelimitse palveluvastaavalta, joka varmistaa rekisterinkäyttäjän käyttöoikeuden.

Maatilakäyttäjälle on tarvittaessa saatavilla kaikkien henkilöiden nimet, jotka ovat oikeutettuja katsomaan tilan tietoja.

Palvelimelle talletetut tiedot

Sikavan sisältämä tieto (ml. henkilötiedot) on tallennettu Mtech Digital Solutions Oy:n palvelimelle. Tiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä palomuurein ja fyysisten laitetilojen suojaamisten keinoin. Tietojärjestelmän palvelin on sijoitettu pääkaupunkiseudulla sijaitsevaan Internet-yhteyden tarjoajan palvelintilaan, joka on suojattu nykyaikaisin palonesto- ja tunnistusjärjestelmin. Palvelintila on vartiointiliikkeen valvoma ja se on suojattu myös elektronisilla turvajärjestelmillä. Järjestelmien tietoturvaa ylläpidetään kirjallisen tietoturvasuunnitelman mukaisesti. Tietoliikenneverkon käytöstä kerätään lokia, jota tarkastellaan ongelmien ja poikkeavan verkon käytöksen yhteydessä. Palveluja testataan hyökkäysten varalta ja kaikki tuotantopalvelimet sekä tietokannat varmistetaan joka yö. Palvelinlaitteiston sähkönsyöttö on varmistettu. Tietojen siirto palvelimen ja käyttäjän selainohjelmiston välillä on salattu.

Henkilötietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset

Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttaminen edellyttää sitä, että käsittelemme henkilötietoja. Tämä voi liittyä esimerkiksi henkilötietojen päivittämiseen tai terveydenhuoltosopimusta koskeviin muutoksiin. Jos rekisterinkäyttäjä ei halua antaa tietojaan, emme pysty palvelemaan käyttäjää kaikilta osin rekisterin edellyttämällä tavalla.

Rekisterin käyttäjän oikeudet

Omien tietojen tarkastusoikeus

Rekisterin käyttäjä voi tarkistaa perustietonsa tunnistautuneena Sikavan verkkopalvelussa. Kirjautunut rekisterin käyttäjä pääsee kaikkiin niihin tietoihin, mihin hänellä on käyttäjäryhmän mukainen oikeus. Käyttäjä voi päivittää rekisterissä henkilötietojaan, lukuun ottamatta käyttäjätunnusta. Käyttäjällä on oikeus saada vahvistus siitä, miten hänen tietojaan käsitellään, ja tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista.

Käyttäjällä on oikeus tarvittaessa päivittää Sikavassa olevia henkilötietojaan ja pyytää niiden arkistoimista.

Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö osoitteella Eläinten terveys ETT ry/Sikava, PL 221, 60101 Seinäjoki.

Tietojen päivittäminen

Käyttäjällä on oikeus päivittää Sikavassa olevia henkilö- ja yhteystietojaan tunnistautuneena Sikavan verkkopalvelussa tai ottamalla yhteyttä palveluvastaavaan. Käyttäjä voi pyytää omien henkilötietojen ja tilaa koskevien tietojen arkistoimista.

Suostumuksen peruuttaminen

Rekisterin käyttäjä antaa suostumuksensa henkilötietojen käyttöön solmimalla terveydenhuoltosopimuksen (maatila) tai hakemalla käyttöoikeutta (muut käyttäjät) rekisteriin. Terveydenhuoltosopimuksen irtisanomisesta tai käyttäjäoikeuden poistosta on ilmoitettava kirjallisesti Sikavaan.

Tiedon oikaisu

Rekisterin käyttäjällä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä ottamalla yhteyttä palveluvastaavaan.

Miten rekisterin käyttäjä voi toteuttaa oikeutensa?

Rekisterin käyttäjä voi toteuttaa edellä kuvatut oikeudet esimerkiksi lähettämällä tietojen tarkastusta koskevan pyynnön edellä kuvatulla tavalla tai ottamalla muutoin yhteyttä tietosuojaselosteen alussa mainittuja yhteystietoja käyttäen. Oikeuksien täyttäminen edellyttää, että tunnistamme rekisterin käyttäjän. Mikäli rekisterin käyttäjä katsoo, ettei henkilötietojen käsittely ole lainmukaista, hän voi myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Tietosuojaselosteen päivitys

Päivitämme rekisteri- ja tietosuojaselostetta toimintamme tai tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin rekisterin käyttäjää tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Evästekäytäntömme

Sikava.fi -sivustolla käytetään evästeitä vain teknisiin tarkoituksiin selaamisen helpottamiseksi. Mitään henkilötietoja tai markkinointianalytiikkaa ei kerätä evästeiden avulla.